ORGANISASI

Apa itu organisasi?

Organisasi adalah suatu badan yang dibangun untuk kumpulan individu-individu yang bergabung bersama untuk mencapai beberapa tujuan dan sasaran bersama yang diikat oleh badan hukum. Organisasi sering disebut sebagai perusahaan, lembaga, asosiasi, badan pemerintah, dll. Organisasi mengikuti prosedur hukum tertentu seperti pendaftaran bisnis, identifikasi pajak, dan pemeliharaan catatan pembukuan perusahaan.

Dibawah ini beberapa definisi tentang organisasi :

Louis Allen, “Organisasi adalah proses mengidentifikasi dan mengelompokkan pekerjaan yang harus dilakukan, mendefinisikan dan mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang serta membangun hubungan dengan tujuan memungkinkan orang untuk bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan.” Menurut Allen, organisasi adalah instrumen untuk mencapai tujuan organisasi. Pekerjaan setiap orang ditentukan dan wewenang serta tanggung jawab ditetapkan untuk mencapai hal yang sama.

Wheeler, “Organisasi internal adalah kerangka struktural tugas dan tanggung jawab yang diperlukan personel dalam menjalankan berbagai fungsi dalam perusahaan............ Pada dasarnya adalah cetak biru tindakan yang menghasilkan mekanisme pelaksanaan fungsi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh manajemen perusahaan". Dalam pandangan Wheeler, organisasi adalah suatu proses penetapan tugas dan tanggung jawab orang-orang dalam suatu perusahaan sehingga tujuan bisnis dapat tercapai.

Koontz dan O'Donnell, 'Pembentukan hubungan otoritas dengan ketentuan untuk koordinasi di antara mereka, baik secara vertikal maupun horizontal dalam struktur perusahaan.” Para penulis ini memandang organisasi sebagai titik koordinasi antara berbagai orang dalam bisnis.

Oliver Sheldon, “Organisasi adalah proses yang menggabungkan pekerjaan yang harus dilakukan oleh individu atau kelompok dengan fasilitas yang diperlukan untuk pelaksanaannya, sehingga tugas yang dilakukan menyediakan saluran terbaik untuk penerapan upaya yang tersedia secara efisien, sistematis, positif dan terkoordinasi. ”. Organisasi membantu pemanfaatan sumber daya secara efisien dengan membagi tugas berbagai orang.

Spriegel, “Dalam arti luasnya, organisasi mengacu pada hubungan antara berbagai faktor yang ada dalam suatu usaha tertentu. Organisasi pabrik terutama berkaitan dengan hubungan internal di dalam pabrik seperti tanggung jawab personel, pengaturan dan pengelompokan mesin dan pengendalian material. Dari sudut pandang perusahaan secara keseluruhan, organisasi adalah hubungan struktural antara berbagai faktor dalam perusahaan”.

Spriegel telah memberikan definisi luas tentang organisasi. Dia menggambarkannya sebagai hubungan antara orang-orang, faktor-faktor dalam perusahaan. Seluruh faktor produksi dikoordinasikan guna mencapai tujuan organisasi.

George Terry, “Pengorganisasian adalah pembentukan hubungan otoritas yang efektif di antara pekerjaan, orang, dan tempat kerja yang dipilih agar kelompok dapat bekerja sama secara efisien”. Menurut Terry, organisasi adalah penciptaan hubungan antara orang-orang dan pekerjaan sehingga dapat dilaksanakan dengan lebih baik dan efisien.

CH Northcott, 'Pengaturan dimana tugas-tugas diberikan kepada laki-laki dan perempuan sehingga upaya masing-masing mereka berkontribusi secara efektif terhadap tujuan yang telah ditetapkan secara jelas untuk tujuan mereka disatukan'. Menurut Northcott tujuan organisasi adalah untuk mengoordinasikan aktivitas berbagai individu yang bekerja dalam organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan.

LH Haney, “Organisasi adalah penyesuaian yang harmonis dari bagian-bagian khusus untuk mencapai tujuan atau tujuan bersama”. Organisasi adalah penyesuaian berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan bersama[1].

Orang atau orang-orang yang mendirikan organisasi sering disebut dengan pendiri. Para pendiri bertanggung jawab untuk melaksanakan prosedur hukum di atas atau mempekerjakan seseorang untuk hal yang sama.

Setelah sebuah organisasi terbentuk, diperlukan seseorang untuk memimpin dan mengambil keputusan penting. Orang ini disebut pemimpin atau pimpinan organisasi. Pemimpin bertanggung jawab untuk membimbing kelompok dan memastikan semua orang bekerja menuju tujuan.

Contoh organisasi yang sukses

Organisasi Kesehatan Dunia (WHO): Sebuah badan khusus Perserikatan Bangsa-Bangsa yang berfokus pada masalah kesehatan masyarakat global. Ini mengoordinasikan upaya internasional untuk memerangi penyakit dan meningkatkan layanan kesehatan.
Google: Perusahaan teknologi multinasional yang menawarkan layanan terkait internet, termasuk mesin pencari, periklanan online, komputasi awan, dan perangkat lunak.
Tesla: Perusahaan kendaraan listrik dan energi bersih yang merancang dan memproduksi mobil listrik, produk energi surya, dan solusi penyimpanan energi.
Microsoft: Perusahaan teknologi yang mengembangkan dan menjual perangkat lunak, perangkat keras, dan layanan. Ia dikenal dengan produk-produk seperti OS Windows dan Microsoft Office suite.
Apple Inc.: Perusahaan teknologi multinasional yang terkenal dengan produk inovatifnya seperti iPhone, iPad, dan komputer Mac.

Dalam arti luas, organisasi mengacu pada hubungan antara berbagai faktor yang ada dalam usaha tertentu. Organisasi pabrik terutama berkaitan dengan hubungan internal di dalam pabrik seperti tanggung jawab pengaturan personel dan pengelompokan mesin dan pengendalian material. Dari sudut pandang perusahaan secara keseluruhan, organisasi adalah hubungan struktural antara berbagai faktor dalam suatu perusahaan.

–William Spriegel.

Apa pentingnya organisasi?

Organisasi berguna untuk membantu bisnis menjadikan operasinya lebih baik dan efisien. Memiliki hierarki dapat membantu tim dan perusahaan dalam banyak hal, seperti mempermudah tugas administratif dan memungkinkan karyawan melakukan spesialisasi. Mengetahui pentingnya dan manfaat struktur ini dapat meningkatkan produktivitas perusahaan dan meningkatkan margin keuntungan.

Berikut adalah enam poin mendasar yang menekankan pentingnya organisasi:

1. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya

Organisasi memfasilitasi penggunaan sumber daya manusia dan keuangan secara optimal. Ini membantu menugaskan pekerjaan kepada karyawan yang tepat dan mencegah duplikasi pekerjaan. Hal ini memastikan bahwa sumber daya dan upaya tidak sia-sia.

2. Membantu mempermudah administrasi

Struktur organisasi yang baik membantu operasional sehari-hari dan strategi jangka panjang. Ini membantu karyawan memahami cara kerja perusahaan. Ini memperjelas peran pekerjaan, menghindari duplikasi dan pemborosan, dan membuat administrasi lebih mudah.

3. Meningkatkan stabilitas bisnis

Sebuah organisasi mempromosikan stabilitas dengan menetapkan proses dan struktur yang jelas. Ini mengurangi kebingungan, memastikan pengoperasian dan kemampuan beradaptasi yang lebih lancar. Hal ini meningkatkan kolaborasi tim, komunikasi terbuka, dan strategi kepemimpinan yang efektif untuk membuat bisnis lebih stabil.

4. Mendorong spesialisasi individu

Suatu organisasi berisi beragam karyawan. Strukturnya memungkinkan peran dan keahlian yang terfokus. Ini memberdayakan karyawan untuk mengembangkan keterampilan khusus dan memaksimalkan produktivitas.

5. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan

Struktur yang terorganisir memfasilitasi skalabilitas dan pengelolaan sumber daya. Ini mendukung perencanaan strategis dan pertumbuhan berkelanjutan. Pertumbuhan berkelanjutan membuka jalan bagi perubahan organisasi, yang merupakan hal mendasar dalam ekspansi dan pengembangan.

6. Mendukung rasa budaya

Sebuah organisasi mengembangkan rasa budaya yang terikat pada orang-orangnya. Ini adalah kumpulan nilai-nilai dan keyakinan bersama yang menyatukan organisasi. Budaya organisasi ini membentuk latar belakang komunikasi dan kolaborasi antar tim yang berfokus pada tujuan dan sasaran akhir.

Apa ciri-ciri organisasi[2]?

Organisasi mengacu pada struktur dan pengaturan sumber daya, proses, dan individu dalam suatu perusahaan atau kelompok. Hal ini ditandai dengan beberapa fitur penting. Mewujudkan karakteristik ini dapat membantu menyederhanakan operasi, meningkatkan produktivitas, dan pada akhirnya mencapai tujuan mereka secara efisien dan efektif.

Struktur yang Jelas: Entitas yang terorganisir dengan baik memiliki struktur yang jelas yang menguraikan peran, tanggung jawab, dan jalur pelaporan. Ini menetapkan hierarki dan menetapkan aliran informasi dan pengambilan keputusan.
Pembagian Kerja: Organisasi melibatkan pembagian tugas dan tanggung jawab di antara individu atau tim berdasarkan keterampilan dan keahlian mereka. Pembagian kerja ini memastikan bahwa setiap orang fokus pada bidang kompetensi spesifiknya, sehingga menghasilkan peningkatan efisiensi dan produktivitas.
Koordinasi dan Komunikasi: Organisasi yang efektif memerlukan koordinasi dan komunikasi yang lancar antara berbagai departemen, tim, dan individu. Hal ini memastikan bahwa setiap orang mempunyai pemahaman yang sama, bekerja menuju tujuan bersama, dan bertukar informasi yang relevan pada waktu yang tepat.
Spesialisasi: Organisasi ini memungkinkan individu untuk mengambil spesialisasi di bidangnya masing-masing, memanfaatkan keahlian mereka untuk memberikan hasil berkualitas tinggi. Hal ini meningkatkan efisiensi dan mendorong pertumbuhan profesional yang memungkinkan perusahaan memanfaatkan seluruh potensi tenaga kerja mereka.
Standardisasi: Entitas yang terorganisir sering kali menetapkan prosedur dan kebijakan standar. Hal ini memastikan konsistensi dan keseragaman dalam operasi, yang mengarah pada peningkatan kontrol kualitas, pengurangan kesalahan, dan pengalaman pelanggan yang lebih baik.
Fleksibilitas dan Kemampuan Beradaptasi: Meskipun organisasi menyediakan struktur, organisasi juga memungkinkan adanya fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi terhadap perubahan keadaan. Entitas yang terorganisir dengan baik dapat menyesuaikan strategi, proses, dan sumber dayanya untuk merespons dinamika pasar dan kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

Organisasi adalah proses mengidentifikasi dan mengelompokkan pekerjaan yang harus dilakukan, mendefinisikan dan mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang serta membangun hubungan dengan tujuan memungkinkan orang untuk bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan.

–Louis Allen

Bagaimana proses pengorganisasiannya?

Proses pengorganisasian melibatkan pengaturan sumber daya, tugas, dan orang untuk mencapai tujuan. Hal ini penting untuk manajemen yang efektif, produktivitas, dan kelancaran operasi. Bagian ini mengeksplorasi 5 langkah dan pertimbangan dalam proses organisasi-. Memahami proses ini membantu menciptakan landasan bagi kesuksesan, kolaborasi, dan pertumbuhan.

Langkah 1- Mengidentifikasi tujuan dan sasaran

Langkah pertama dalam proses organisasi mencakup penetapan tujuan yang menentukan tujuan dan sifat pekerjaan yang ingin dicapai organisasi. Sasaran-sasaran ini dibagi lagi menjadi sasaran-sasaran tim sehingga setiap individu terdorong dan termotivasi menuju aspirasi yang terpadu.

Langkah 2- Menentukan fungsi dan pembagian kerja

Langkah ini berfokus pada aktivitas yang akan dilakukan oleh organisasi untuk mencapai tujuan bersama dan bagaimana pekerjaan dibagi. Untuk menghindari pemborosan sumber daya dan duplikasi tugas, dilakukan pembagian kerja yang baik antar individu.

Langkah 3- Mengkategorikan kelompok dan departemen

Individu memiliki bakat dan kompetensi yang berbeda dan karenanya dikategorikan ke dalam kelompok umum sehingga membentuk departemen dalam suatu organisasi. Setiap departemen bertanggung jawab atas kegiatan tertentu. Contohnya adalah penjualan, pemasaran, SDM, keuangan, dll.

Langkah 4- Menetapkan hierarki

Struktur hierarki suatu organisasi memastikan komunikasi dan kolaborasi lintas departemen yang efektif. Semua karyawan harus mengetahui titik kontak mereka dan kepada siapa mereka melapor. Hal ini menciptakan rasa akuntabilitas dan tanggung jawab.

Langkah 5- Mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang

Para pemimpin berbagai departemen bertanggung jawab untuk mendelegasikan pekerjaan dan tugas kepada bawahannya untuk mencapai tujuan organisasi. Mereka juga memiliki wewenang untuk menjaga kinerja kerja dalam timnya untuk mendorong produktivitas secara keseluruhan.

Bagaimana cara mengelola organisasi?

Manajemen suatu organisasi memastikan koordinasi tugas yang lebih baik di berbagai departemen dan memfasilitasi pertumbuhan pada tingkat yang lebih cepat. Hal ini juga mengarah pada lingkungan kerja yang kolaboratif dan lebih positif yang menumbuhkan kepuasan kerja dan budaya kerja yang sehat.

Perusahaan sebagian besar menggunakan HRMS atau Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia untuk mengotomatisasi fungsi dasar SDM dalam siklus hidup karyawan. Ini juga bermanfaat bagi karyawan karena mereka memiliki akses langsung ke cuti, kehadiran, penggajian, catatan pribadi, kompensasi, dll.

5 fungsi luas yang terdapat dalam pengelolaan organisasi yang diotomatisasi oleh HRMS adalah:

1. Rekrutmen dan orientasi

Dari postingan pekerjaan hingga orientasi karyawan , semua tugas dapat dijadwalkan dan diotomatisasi dalam HRMS. Setiap fase dapat dipantau dan dikendalikan oleh HR/manajer untuk pemrosesan kandidat yang efisien. Hal ini memastikan proses perekrutan yang jelas dan terstruktur .

2. Manajemen cuti dan kehadiran

Sistem manajemen sumber daya manusia melacak cuti dan kehadiran karyawan dengan aman dan memungkinkan organisasi untuk mengaksesnya kapan saja mereka mau. Manajemen kehadiran penting saat menghitung penggajian sehingga mengotomatisasinya mengurangi beban yang sangat besar.

3. Garis waktu proyek dan tugas

Melacak tugas dan proyek karyawan yang sedang mereka kerjakan merupakan aspek penting dalam manajemen organisasi. HRMS memudahkan manajemen proyek dan memungkinkan manajer mengawasi tugas dengan cara yang lebih efisien.

4. Manajemen kinerja

Seluruh proses manajemen kinerja dapat diotomatisasi dan dioptimalkan menggunakan HRMS. Kompetensi dan tujuan karyawan dapat diukur sehingga memungkinkan evaluasi dan tinjauan kinerja karyawan menjadi lebih sederhana.

5. Manajemen penggajian dan kompensasi

Pengguna HRMS dapat memberikan pedoman untuk pengelolaan penggajian termasuk bonus, insentif, dan penghargaan. Hal ini membuat proses penggajian lebih andal dan konsisten. Kompensasi terhadap karyawan juga dapat dihubungkan langsung dengan kinerjanya sehingga menghasilkan sistem yang lebih transparan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Bagaimana struktur organisasi[3]?

Struktur suatu organisasi mengacu pada cara pengorganisasiannya dan hubungan antara berbagai peran dan departemen. Struktur organisasi yang umum meliputi :

Struktur fungsional: Karyawan dikelompokkan berdasarkan keahlian atau fungsi umum mereka, seperti pemasaran, keuangan, atau operasi.
Struktur divisi: Karyawan dikelompokkan berdasarkan produk, layanan, atau lokasi geografis tertentu.
Struktur matriks: Kombinasi struktur fungsional dan divisi dengan karyawan yang memiliki jalur pelaporan ganda.
Struktur datar: Berisi sedikit tingkat hierarki dan rentang kendali yang lebih luas, mendorong proses pengambilan keputusan yang lebih terdesentralisasi.

Bagaimana organisasi beroperasi?

Organisasi beroperasi dengan menyelaraskan sumber daya, orang, dan proses untuk mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Mereka menetapkan prosedur, hierarki, dan sistem untuk memfasilitasi komunikasi, pengambilan keputusan, dan koordinasi antar karyawan.

Apa peran administrasi dalam suatu organisasi?

Peran administrasi dalam suatu organisasi adalah mengelola dan mengawasi operasional organisasi. Ini melibatkan tugas-tugas seperti perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, dan pengendalian sumber daya untuk memastikan kelancaran fungsi organisasi.

Apa pentingnya sebuah organisasi?

Menggunakan sumber daya secara optimal
Administrasi menjadi lebih mudah
Meningkatkan stabilitas bisnis
Mendorong individu untuk mengambil spesialisasi
Mendorong pertumbuhan dan perkembangan
Memasukkan rasa budaya

Apa saja ciri-ciri organisasi?

Memiliki struktur yang jelas
Ada pembagian kerja
Ini menjunjung tinggi komunikasi dan koordinasi yang efektif
Ini menumbuhkan spesialisasi karyawan
Ini mengikuti standarisasi prosedur
Ada ruang untuk fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi

Bagaimana organisasi mengumpulkan dana untuk mendukung kegiatan mereka?

Menghasilkan pendapatan melalui penjualan
Investasi dari pemodal ventura, angel investor, atau crowdfunding.
Hibah atau sponsor dari lembaga pemerintah, yayasan, atau donor perusahaan.
Pinjaman dari lembaga keuangan.
Acara penggalangan dana atau kampanye untuk mengumpulkan sumbangan dari individu atau organisasi.

Sumber Terjemahan :

What is an Organization: Definition, Characteristics, and Importance (keka.com)

[1] Organization: Meaning, Definition, Concepts and Characteristics (yourarticlelibrary.com)

[2] Beberapa artikel tentang karakteristik Organisasi silakan baca pada link berikut ini :